Geen fysieke vergaderingen

Tijdens de COVID-19 persconferentie van 13 oktober jl. heeft de Rijksoverheid de maatregelen helaas weer aangescherpt naar een gedeeltelijke lockdown. Hoewel het nog steeds is toegestaan om fysieke bijeenkomsten te houden met maximaal 30 personen, heeft ons kantoor besloten om voorlopig geen fysieke algemene ledenvergaderingen meer bij te wonen.

Wij zijn van mening dat wij verantwoordelijkheid moeten nemen voor de veiligheid van zowel onze medewerkers als voor de leden van onze VvE’s. Het bijwonen van meerdere fysieke algemene ledenvergaderingen draagt naar onze mening niet bij aan het beperken van de risico’s voor de verdere verspreiding van COVID-19 (coronavirus). In de afgelopen periode heeft onze ervaring geleerd dat het houden van de 1,5 meter afstand in de praktijk niet altijd makkelijk is geweest.

Omdat het onzeker is hoe lang deze situatie nog blijft duren, is het langer uitstellen van fysieke algemene ledenvergaderingen helaas geen optie meer. Momenteel zijn wij met de besturen van de VvE’s waarbij nog geen algemene ledenvergadering heeft plaatsgevonden opnieuw in gesprek over de alternatieven. Dit zal in de vorm zijn van een algemene ledenvergadering op basis van volmachten, digitaal vergaderen of een schriftelijke vergadering.

Aangezien geen fysieke toelichting gegeven kan worden op de agendapunten, gaat er veel voorbereidingstijd zitten in deze alternatieven. Zo dienen de leden vooraf uitgebreider geïnformeerd te worden dan normaal en worden de leden in de gelegenheid gesteld tot het stellen van vragen die vooraf of uiterlijk tijdens de algemene ledenvergadering beantwoord moeten worden.

Wij zijn ons terdege bewust dat het nemen van deze maatregelen invloed kunnen hebben op het functioneren van onze VvE’s. Zoals eerder genoemd zijn wij echter van mening dat wij verantwoordelijkheid moeten nemen voor zowel onze medewerkers als voor de leden van onze VvE’s om de verdere verspreiding van COVID-19 tegen te gaan. Wij rekenen op uw begrip hiervoor.