Privacyverklaring

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe privacywetgeving (AVG) van kracht. J. Bakker Assurantiën en Vastgoedbeheer hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij u informeren over hoe wij omgaan met uw gegevens.

Wat is verwerken van persoonsgegevens?

 
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Dit kan bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres zijn. Ook gegevens van een eenmanszaak, een vof of maatschap zijn persoonsgegevens. Het verwerken van gegevens van rechtspersonen zoals een BV of NV valt niet onder verwerken.

Onder verwerken valt: opslaan, verzamelen, bewerken, doorgeven en verwijderen. 

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

 
Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende personen:
Relaties;

  • (Potentiële) klanten;
  • Huurders binnen onze vastgoedportefeuille;
  • Leden van Vereniging van Eigenaars (VvE’s).

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

 
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personeelsleden die daarvoor gemachtigd zijn. De personeelsleden van J. Bakker Assurantiën en Vastgoedbeheer hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

 

HandelingenBenodigde persoonsgegevens
VvE-/ledenadministratie• Naam;
• Adres(sen);
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Bankrekeningnummer(s).

Bestuurders- en commissieledenadministratie/KvK inschrijvingen• Naam;
• Adres(sen);
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Kopie legitimatiebewijs (gecensureerd).

Gebruikersverklaringen/huuradministratie• Naam;
• Adres(sen);
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Bankrekeningnummer(s);
• Gebruikersverklaring(en).

Financiële administratie/incassotrajecten en fiatteren facturen• Naam;
• Adres(sen);
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Bankrekeningnummer(s).

Relatie administratie• Bedrijfsnaam;
• Zakelijk adres(sen);
• Zakelijk telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Bankrekeningnummer(s);
• KvK-/BTW nummer.

Verzekeringsadministratie• (Bedrijfs-) naam;
• (Zakelijk) adres(sen);
• (Zakelijk) telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• Geboortedatum;
• Bankrekeningnummer(s);
• (KvK-/BTW nummer).


Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

 

Verwerking persoonsgegevens van relaties

Persoonsgegevens van relaties worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Financieel-/administratieve taken;
  • Communicatie over opdrachten en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het verstrekken van een opdracht.

Uw persoonsgegevens worden door ons alleen opgeslagen tijdens de looptijd van de overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst wordt de financiële administratie nog maximaal zeven jaar bewaard.

Verwerking persoonsgegevens van (potentiële) klanten

Persoonsgegevens van (potentiële) klanten van J. Bakker Assurantiën en Vastgoedbeheer worden door ons verwerkt zodat wij u kunnen informeren en benaderen over onze dienstverlening.

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen tijdens de periode dat iemand wordt gezien als een (potentiële) klant.

Verwerking persoonsgegevens van leden Vereniging van Eigenaars en huurders

Persoonsgegevens van leden van Vereniging van Eigenaars worden verwerkt ten behoeve van de volgende taken:

  • Het nakomen van onze verplichtingen uit de beheerovereenkomst;
  • U te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Het afhandelen van betalingen/incasso’s;
  • U te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is voor de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden;
  • Verplichting op grond van de wet, akte of reglement.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

 
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is.
In de meeste gevallen geldt een bewaartermijn van 7 jaar na beëindiging van de dienstverlening.

Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens?

 
Nee, wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens die bestempeld worden als ‘bijzonder persoonsgegeven’ in de AVG wetgeving. 

Verstrekken wij uw persoonsgegevens ook aan anderen?

 
Zonder uw toestemming verstrekken wij de persoonsgegevens alleen aan anderen als dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst. In deze maken wij afspraken om de beveiliging en privacy van uw gegevens te waarborgen.

Wij verstrekken geen gegevens aan anderen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Tenzij u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wanneer het doorgeven van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met de wet- en regelgeving dan zullen wij hieraan meewerken. Een voorbeeld hiervan is wanneer de politie ons om persoonsgegevens vraagt ten behoeve van een gerechtelijk onderzoek.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

 

De bescherming van uw gegevens nemen wij serieus en daarom nemen wij passende maatregelen om misbruik, verlies en diefstal tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Welke rechten heeft u?

 

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. U kunt een verzoek tot het inzien, wijziging of verwijdering sturen naar info@j-bakker.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzien door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Wij zullen dan zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Wanneer u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw gegevens dan heeft u altijd het recht om deze weer in te trekken. 

Waar kunt u terecht met uw vraag of klacht?

 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw gegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Dit kan via info@j-bakker.nl.

Kunnen wij deze privacyverklaring wijzigen?

 
Ja, onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze voor u van belang zijn. De meest recente versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op www.j-bakker.nl/privacyverklaring.